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Wer zur effizienten Verwaltung der digitalen Assets im Unternehmen auf ein entsprechendes DAM-System zurückgreifen möchte, sieht sich zunächst mit einigen zentralen Fragen konfrontiert: Was zählt als Asset? Bilder, Videos, PDF-Dokumente oder mehr? Wie startet man ein solches DAM-Projekt? Welches System passt zu den individuellen Bedürfnissen? Wir haben einige Tipps zusammengestellt, wie ein Digital Asset Management zum Erfolg werden kann.

Ziel: Digitale Assets effizient verwalten

Jeder digitale und analoge Kanal greift auf Assets zurück. Deswegen wirkt sich ein Digital Asset Management (DAM) auf viele Unternehmensbereiche mit unterschiedlichen Interessen und Anforderungen aus. Für ein erfolgreiches DAM-Projekt ist daher nicht nur das richtige Tool entscheidend, sondern auch die Qualität der Assets und Akzeptanz der User. Denn eines steht fest: Jedes DAM-Projekt ist unterschiedlich.

Zum Beginn eines DAM-Projekts muss ein Lenkungsausschuss gegründet werden, der die verschiedenen Interessensgruppen und Business Units zusammenbringt. Zu den relevanten Unternehmensbereichen gehören Marketing, Branding, E-Commerce, IT ebenso wie Website- und Kommunikationsabteilungen. Dabei ist es zentral, dass der Lenkungsausschuss die Kompetenz besitzt, projektrelevante Entscheidungen zu fällen. Nur auf diese Weise kann er das Projekt treiben und entsprechende Veränderungen im gesamten Unternehmen anstoßen. Das erfordert von den Mitgliedern des Ausschusses Kompromissbereitschaft und den Willen, gemeinsam nach Lösungen zu suchen.

Anforderung: Klare Verantwortlichkeiten und Abläufe

Als nächstes bedarf es in jedem Fall eines Projektmanagers oder Product Owners, der sich ausschließlich dem Thema Digital Asset Management widmet. Außerdem ist ein agiles Projektmanagement-Framework erforderlich, um flexibel auf notwendige Änderungen reagieren zu können, ohne den Zeitplan zu gefährden. Darüber hinaus müssen die internen Arbeitsabläufe des Lenkungsausschusses definiert werden. Relevant sind auch klare Verantwortlichkeiten in den involvierten Business Units: Diese dokumentieren, wer für die Schulung und Verwaltung der internen und externen DAM-User, die Kommunikation von Veränderungen oder die Sicherstellung der Datenqualität zuständig ist.

Unsere Empfehlung für den Start: klein beginnen

Wir empfehlen mit einem Digital Asset Management Projekt zunächst im Kleinen anzufangen. In der Erschließungsphase definiert das Projektteam die Bedürfnisse des Unternehmens und setzt eine Roadmap auf. Dabei wird mit den Beteiligten über Schwierigkeiten und Potenziale diskutiert.
Den schnellsten Implementierungsstart ermöglicht ein „Minimum Viable Product“ (MVP), bei dem die DAM-Software möglichst nah am Standard belassen wird. Eine relevante Personengruppe kann zunächst mit dem MVP arbeiten und Feedback geben. Ein Teil der vorhandenen Assets sollte aus den aktuellen DAM-Systemen migriert werden, um das tatsächliche Arbeiten mit dem neuen DAM zu ermöglichen. Es bietet sich an, die Daten um Duplikate und nicht-qualitative Assets zu bereinigen. Es ist außerdem empfehlenswert, Use Cases einzuführen, die akute Herausforderungen lösen können. Wichtig ist hierbei, fragmentierte Lösungen zu vermeiden und das Gesamtbild nicht aus den Augen zu verlieren. Integrierte Use Cases bieten zwar einen großen Mehrwert, erweisen sich in der Umsetzung jedoch häufig als komplex. Dies sollte bei der Roadmap berücksichtigt werden.

Im Fokus: Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit

Ein DAM steht und fällt mit der Akzeptanz der tatsächlichen User. Die Nutzerakzeptanz ist deswegen ein Schlüsselfaktor. Anders als bei CMS- oder E-Commerce-Projekten gibt es ausreichend Möglichkeiten, das Digital Asset Management zu umgehen und weiterhin Festplatten, Hotfolder oder E-Mails für die Verwaltung der digitalen Assets zu nutzen. Um eine breite Akzeptanz zu schaffen, sollte das DAM daher zentrale Herausforderungen der User lösen und sinnvolle Anwendungsfälle bieten. Außerdem sollte ein kontinuierlicher Feedback- und Verbesserungsprozess gestartet werden.
Klar ist: Nicht alle Beteiligten werden von den Veränderungen begeistert sein. Insbesondere die Erstellung von Print-Katalogen oder Flugblättern erfordert oft komplexe, noch manuelle Prozesse, an denen Arbeitsplätze hängen. Ein DAM-Projekt mit seinen vielen Möglichkeiten zur Automatisierung kann hier durchaus auf Besorgnis stoßen. Deswegen ist es wichtig, Stakeholder zu identifizieren, die vom Potenzial eines Digital Asset Managements überzeugt sind. Sie sind ideale Ersttester, können hilfreiches Feedback geben und die neuartigen Prozesse in die Breite tragen. Der Zugang zum DAM sollte für die User so einfach und sicher wie möglich gestaltet werden. Eine Möglichkeit ist ein Single-Sign-On (SSO), um den internen Stakeholdern einen einfachen Zugang zu bieten.

Relevanz der Metadaten

Neben der Nutzerakzeptanz gibt es noch einen weiteren Faktor, der über den Erfolg eines DAM-Projekts entscheidet: die Qualität der Metadaten. Die Anwender möchten zwar umfangreiche Metadaten im System, aber zugleich möglichst wenig Zeit in die Pflege investieren. Die Verwaltung von Metadaten ist daher ein Kompromiss zwischen Quantität und Wartbarkeit. Um letztere zu verbessern, sollten Migrationen und Automatisierungen zur Datenbereinigung genutzt werden. Die Optimierung der Metadaten-Struktur ist eine Daueraufgabe: Sie ist der Grundstein für eine Vielzahl an Prozessen im Digital Asset Management.
In komplexen Organisationen fehlt oft die Möglichkeit, Metadatenschemata für Märkte und Abteilungen zu vereinheitlichen. Hier bedarf es Kompromissen und eines fluiden Schemas, das kontinuierlich überprüft wird. Sollten im Rahmen der Migration der Metadaten minderwertige Assets oder fehlende Metadaten auftauchen, gibt es zwei Lösungswege: Die vorhandenen Daten werden migriert und in der neuen Lösung bereinigt oder die Daten werden bereits vor der Migration bereinigt. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile. Die Migration erfordert neben der Prozessautomatisierung stets manuelle Eingriffe. Metadaten und Logfiles der Bestandssysteme sollten einbezogen werden, um diese Herausforderung erfolgreich zu meistern.

DAM-System: Eine perfekte Lösung für alle Fälle?

Die Frage nach dem besten DAM-System lässt sich nicht ohne Weiteres beantworten. Es gibt nicht per se das einzig wahre Digital Asset Management System. Vielmehr sollten Unternehmen bei der Wahl ihre Anforderungen, Ziele und die IT-Landschaft berücksichtigen. Die Liste der DAM-Anbieter im Gartner Quadranten ist ein guter Ausgangspunkt. Im weiteren Evaluierungsprozess ist es wichtig, sich auf zentrale Use Cases und nicht bloß auf einzelne Funktionen zu fokussieren.

Bei Digital Asset Management Projekten geht es auch um Beratung, Feedback und Best Practices. Es wird empfohlen, sich für einen Partner zu entschieden, der das passende System identifizieren und implementieren kann. Auf diese Weise kann die Checkliste für ein erfolgreiches DAM-Projekt abgedeckt werden:

• Auswahl eines Software-Anbieters
• Erstellung einer Roadmap samt Strategie
• Erarbeiten relevanter Use Cases
• Prozessberatung und Implementierung
• Anwender-Support sowie Change-Management

Mehr Informationen dazu, wie Sie die Arbeit an Ihrem DAM-System beginnen, gibt es hier: https://www.ecx.io/digital-asset-management/