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Wissensmanagement im Unternehmen war schon immer eine Herausforderung, die durch die Arbeit im Home-Office nochmals verstärkt in den Fokus gerückt ist. Durch die räumliche Trennung von Kollegen wurde es wesentlich schwieriger, an ihrem Wissen und Erfahrungsschätzen zu partizipieren, von ihnen zu profitieren und sich gemeinsam weiterzuentwickeln. Dabei ist es gerade jetzt wichtiger als je zuvor, den Wissenstransfer sicherzustellen und Mitarbeitende daran partizipieren zu lassen. Der englische Philosoph Francis Bacon prägte den Satz „Wissen ist Macht“ – und wir wissen, dass Wissen auch einen entscheidenden Vorteil bei Innovationssprüngen bietet. Ein Wissensvorsprung kann heute über die Zukunftsfähigkeit ganzer Organisationen entscheiden.

Auch die einzelnen Mitarbeiter_innen profitieren vom Wissensmanagement im Unternehmen, sind sie doch diejenigen, die sich an Veränderungen anpassen müssen. Sei es kurzfristig beim Umstieg aufs Home-Office oder auch langfristig mit der digitalen Transformation. Das Weltwirtschaftsforum (WEF) hat ermittelt, dass bis zum Jahr 2025 die Hälfte aller Beschäftigten neue Fähigkeiten erlernen müssen, da neue Technologien vermehrt auf dem Vormarsch sind. Kritisches Denken und Problemlösungskompetenz stehen dabei an erster Stelle. Darüber hinaus ist es auch persönlich bereichernd, an der Erfahrung der Kolleg_innen teilzuhaben und von ihnen zu lernen.

Erfolgreiches Wissensmanagement im Unternehmen kennt keine Silos

Erst wenn jeder die Möglichkeit hat, an allen relevanten Erfahrungen teilhaben zu können, lässt sich Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich implementieren. Deshalb müssen Silos aufgebrochen werden – sei es zwischen Abteilungen oder auch über Hierarchien hinweg. Jeder sollte bereit sein, von jedem zu lernen: „Top-down“ und „Bottom-up“ sind hierbei die Devise.

Derzeit ändert sich nicht nur unsere Arbeitsweise und die Art, wie wir miteinander kommunizieren, sondern auch die Vorstellung von Leadership. C-Level-Führungskräfte sind aufgefordert, ihre Mitarbeiter mit offener Kommunikation, eigenem Erfahrungsschatz und kollegialer Befähigung bei aktuellen Herausforderungen zu unterstützen.

Doch wie sieht modernes Wissensmanagement im Unternehmen aus? Welche Inhalte sind gefordert? Eine zentrale Datenbank mit Produktinformationen reicht hier lange nicht aus. Stattdessen geht es vielmehr darum, wie neues Wissen erworben, transferiert, gespeichert und genutzt wird. Wissensmanagement ist somit weit mehr als reines Informationsmanagement, wie Prof. Dr. Jetta Frost von der Universität Hamburg schreibt. Dazu äußert Professor Frost: „Information ist ein Fluss von Nachrichten und bedeutet Know-what. Wissen hingegen entsteht nicht durch eine Anhäufung von Informationen, sondern erst durch die Verknüpfung der Informationen mit bereits vorhandenem Vorwissen, d. h. Know-why“. Wichtig ist dabei auch die Unterscheidung zwischen „explizitem Wissen“, also reproduzierbarem Wissen, und „implizitem Wissen“, das oft mit einer bestimmten Person verknüpft ist und welches man deshalb als „verborgenes Wissen“ bezeichnen kann. Die Kunst ist nun, diese beiden Wissensarten und die Personen, die dieses Wissen halten, zusammenzubringen. Dies ist in aller Kürze auch die Theorie der berühmten „Wissensspirale” der beiden Wissenschaftler Ikujirō Nonaka und Hirotaka Takeuchi, die als Mitbegründer des Wissensmanagements gelten.

Dieser kleine theoretische Exkurs zeigt, wie vielfältig die Inhalte modernen Wissensmanagements sein können. Dazu gehört unter anderem Wissen zu Produkten, Prozessen, Kunden, früheren Herausforderungen und Lösungen, persönliche Erfahrungen, Markttrends oder Technologien. Auch die Arten der Wissensvermittlung sind vielfältig: Wissensdatenbanken, zugängliche und strukturierte Dokumente, Projektmanagement- und Kommunikationstools und natürlich das persönliche Gespräch.

IBM geht als Vorreiter innovative Wege beim Wissensmanagement

Schon seit mehreren Jahrzehnten beschäftig sich IBM mit dem Wissensmanagement im Unternehmen. Erste Modelle und entsprechende Tools wurden schon früh entwickelt und genutzt. Ein Beitrag von Dr. Peter Schütt in der Zeitschrift „wissensmanagement“ aus dem Jahr 2000 zeigt auf, wie weit diese Historie zurückreicht. Der Artikel wirft einen Blick in die weiter zurückliegende Vergangenheit und zeigt, dass IBM Global Services früh erkannt hatte, wie wichtig ein systematisches Management des unternehmensweiten Wissens ist. Die IBM-Consulting-Gruppe begann bereits im Jahr 1994 mit dem Aufbau einer internen Wissensmanagement-Lösung. Das Rahmenwerk „Intellectual Capital Management (ICM)“ legte den Fokus auf eine ganzheitliche Lösung und integrierte Geschäftsprozesse und -strategien, die Unternehmenskultur und Technologien. Tool der Stunde war damals die Groupware-Lösung Lotus Domino.

Heute nutzen die Mitarbeiter_innen bei IBM andere Tools wie etwa Webex für Besprechungen, Mural fürs Whiteboarding, Slack für die Abstimmung in den Workspaces, Trello für die Aufgabenerledigung und IBM Box als intelligentes Ablagesystem. Darüber hinaus ist Künstliche Intelligenz (KI) eine sehr wertvolle Technologie im Wissensmanagement, da diese unter anderem dabei unterstützt, vorhandenes Wissen und frühere Lösungsansätze schnell aufzufinden und miteinander in Beziehung zu setzen. Im Bereich Lieferketten-Management unterstützt etwa die Lösung IBM Sterling Supply Chain Insights Mitarbeiter durch KI beim schnellen Zugriff auf aktuelle und frühere Informationen, indem Daten innerhalb kürzester Zeit aus isolierten Systemen korreliert, unternehmensweites Wissen erfasst und digitale Playbooks erstellt werden.

One-Pager, Expertengespräche und kollegialer Austausch

Für die Berater von IBM Services ist es beispielsweise wertvoll, aus der Erfahrung vergangener Projekte zu schöpfen. Bei IBM gibt es wie bei anderen Unternehmen einen immensen Erfahrungsschatz – für einen schnellen Überblick muss dieser jedoch strukturiert und mit Fokus auf das Wesentliche aufbereitet sein. Deshalb erstellen die Beraterbeispielsweise übersichtliche One-Pager, auf denen sie alles Wissenswerte zu einem Projekt festhalten und mit den Kollegen teilen, wie Matthias von Mitzlaff, Veränderungsberater und Business Coach bei IBM Global Business Services, erzählt. Natürlich handelt es sich dabei nur um Informationen, die auch geteilt werden dürfen. Der Schutz sensibler Daten hat gerade bei IBM eine sehr hohe Priorität.

Dieses Beispiel zeigt, dass Wissenstransfer, von dem andere auch profitieren, gewisse Fähigkeiten voraussetzt: in der Aufbereitung von Inhalten, aber auch im Fokus auf das Wesentliche. Deshalb ist es ratsam, Mitarbeiter_innen diese Skills zu vermitteln und Regeln für das interne Wissensmanagement aufzustellen.

Wissen nur schriftlich über Dokumente zu übermitteln, wäre aber zu einseitig. Schließlich ist der mündliche Austausch ein zentrales Element der Wissensvermittlung. Bei IBM gibt es etwa monatliche „Expertise-Calls“, in denen Kolleg_innen über ein Thema sprechen, dass sie interessiert und zu dem sie ihre Erfahrung teilen möchten. Und auch die Unterhaltung mal ganz abseits von rein beruflichen Themen ist gerade in Home-Office-Zeiten wichtig: Dazu gibt es bei IBM zum Beispiel eine regelmäßige „Espresso Time“, wo die Kollegen via Webex zusammenkommen – auch wenn aktuell jeder seinen Espresso in der heimatlichen Küche zubereitet.

Wissensmanagement im Unternehmen neu verankern – diese Tipps helfen dabei

Wie können Unternehmen einen besseren Wissensaustausch fördern? Matthias von Mitzlaff hat einige Tipps: „Für Wissensmanagement im Unternehmen ist Design Thinking auf jeden Fall ein sehr passender Ansatz: Dieser legt den Fokus auf partizipative Zusammenarbeit und darauf, möglichst schnell Lösungen zu finden. Auch ist es gerade am Anfang sinnvoll, dass potenziell vorhandene Wissen im Unternehmen zumindest grob in drei Kategorien zu teilen: Must-have, should-have, nice-to-have. Und dann sollte festgelegt werden, welches Wissen erfolgskritisch ist. Ein guter Startschuss kann außerdem ein gemeinsamer Workshop sein, in dem die relevanten Personas definiert werden und auf welche Weise sie sich Wissen verschaffen. Dann kann man die Knowledge-Journey darauf aufbauen und im nächsten Schritt auch die passenden Tools dafür definieren.“

Unser Wissen wächst exponentiell und immer schneller, und auch die Tools, die wir beruflich und privat nutzen, wachsen. Wer hätte vor 20 Jahren gedacht, dass wir uns tagtäglich mit Plattformen wie LinkedIn, YouTube, Facebook und Netflix beschäftigen? Da das Wissensangebot täglich größer wird, ist es in Zukunft noch wichtiger, sich zu fokussieren. Um die relevanten Aspekte aus dem „Wissensberg“ und den damit verbundenen Daten herauszufiltern, wird KI eine immer größere Rolle spielen. Gleichzeitig sollten wir alle darauf achten, dass wir uns nicht nur in unserer eigenen „Wissensblase“ aufhalten, sondern immer auch über den Tellerrand hinaussehen.

Menschen mit einer besonderen Vision können uns auch dabei unterstützen, einen Fokus für uns zu gewinnen – und auch hierbei ist das Management gefragt. Bei IBM ist es für viele Führungskräfte persönlich sehr wichtig, den Mitarbeitern und Kunden zu vermitteln, wohin die Reise in der digitalen Transformation gehen wird. Eines ist sicher: Diese Reise wird spannend werden – und Wissen, auf intelligente Weise aufbereitet und vermittelt, kann uns dabei helfen.