THINK Blog DACH

Autoren: Hardy Gröger, Rolf Löwisch | IBM DACH

Der zunehmende Einsatz von KI am Arbeitsplatz verändert unsere Jobs und verheißt Unternehmen zahlreiche wirtschaftliche Vorteile. Automatisierte Geschäftsprozesse und digitale Assistenten lassen sich dank generativer KI einfacher als je zuvor in allen Unternehmensbereichen gewinnbringend nutzen. Gerade die HR-Abteilung – und mit ihr die gesamte Belegschaft – kann hiervon profitieren.

In diesem Beitrag haben wir beleuchtet, wo KI zum Einsatz kommen kann, welche Rechtsgrundlagen es gibt und welch große Rolle Transparenz beim KI-Einsatz spielt. Nun gehen wir einen Schritt weiter und fragen: Wie gut sind wir auf eine hybride Arbeitswelt vorbereitet?

Schaffung einer hybriden Belegschaft sorgt für Entlastung

Expertinnen und Experten aus dem HR-Bereich müssen täglich repetitive und administrative, sowie tiefe Expertise in komplexen Problemstellungen z.B. im Coaching von Führungskräften und Mitarbeitenden und zusätzlich auch strategische und planerische Aufgaben unter einen Hut bringen.

Die zunehmende Raffinesse digitaler Assistenten ist ein Paradebeispiel dafür, wie generative KI den Mitarbeitenden hier zugutekommen kann. Automatisierte Chatbots gibt es zwar schon seit Jahren, aber die umfangreichen Sprachverarbeitungsfunktionen der generativen KI verändern sie entscheidend. Auf ihrer Grundlage lassen sich nun Anwendungen schaffen, die eher einem „digitalen Kollegen“ – oder, um im Fachjargon zu bleiben „Agenten“ – ähneln als bloß einem Bot. So entsteht eine hybride Belegschaft aus digitalen Assistenten und menschlichem Personal – und die arbeitet anders als traditionelle Belegschaften. Wie das in der Praxis funktioniert, zeigen diese beispielhaften KI-Anwendungsfälle im Personalwesen:

• AdHoc bzw. aufgabenorientierte Automatisierungs-Lösungen übernehmen Tätigkeiten, wie das Erstellen von Stellenbeschreibungen, das Zusammenfassen von Dokumenten oder Besprechungsnotizen bzw. -protokollen und das Erstellen von Personas in wenigen Augenblicken. Large Language Models (LLMs) haben diese Anwendungen revolutioniert, da sie viel größere Datensätze verarbeiten und diese für eine Vielzahl neuer Aufgaben nutzen können.
  Darüber bewirken die Fortschritte in der Verarbeitung natürlicher Sprache, dass KI-Anwendungen mit Hilfe der generativen KI numerische und text-basierte Informationen verarbeiten und analysieren können. Das ermöglicht umfassendere und aufschlussreichere Analysen und Inhalte.
• Der zweite Ansatz ist die Automatisierung von Prozessen, einschließlich der Erstellung von Inhalten. HR-Fachleute haben mit einer extrem hohen Menge an Anfragen zu tun, die sich auf Themen wie Gehalt, Rentenansprüche und Unternehmensrichtlinien beziehen. Beantwortung von Anfragen im „Self-Service“ mit Hilfe von ChatBots existiert schon seit vielen Jahren. Deutliche höhere Effizienzen lassen sich erzielen, wenn nicht nur Antworten gegeben werden können, sondern auch konkrete Handlungen und komplexe Prozesse eingeleitet werden können. 
  Bei IBM nutzen wir dafür schon seit Jahren die Lösung AskHR – und das überaus erfolgreich: Seit 2016 haben wir die Anzahl der von der Personalabteilung beantworteten Mitarbeiteranfragen um 61 % reduziert. Im Jahr 2023 fanden es 94 % Führungskräfte schneller und einfacher, Aufgaben per AskHR-Chat zu erledigen, als über die herkömmlichen Wege (i.d.R. mit zeitaufwändiger Unterstützung durch HR Experten). Dank der LLM-Technologie können Tools wie AskHR nicht mehr nur dokumentiertes Wissen und Inhalte über Chat-Schnittstellen bereitstellen. Die Lösung kann vielmehr HR-Prozesse direkt ansteuern und integrieren. Dies können häufig wiederkehrende Tätigkeiten wie Zeit- oder Urlaubserfassung, aber auch komplexe Abläufe, wie die Versetzung von Mitarbeitern sein.
  
  Insbesondere für diesen Anwendungsbereich sind die Frage nach Vertrauen, KI Ethik und AI Governance zwingend zu beantworten. Schließlich geht es hier um hochsensible, persönliche Daten und auch im Sinne der Regulierung und Mitbestimmung stellen sich besondere Anforderungen.
   
• Der dritte Ansatz ist die Programmautomatisierung, also die Automatisierung und KI-Unterstützung von HR Abläufen. Hierbei agiert die KI als „digitaler Zwilling“ fungiert, der die Fachkräfte auf ihrem Weg begleitet Dafür automatisiert KI nicht nur Datenerfassungsaufgaben, sondern merkt sich die Datensätze über eine definierte Reihe von Ereignissen hinweg.
  
  KI-Lösungen können HR-Teams bei langwierigen internen Datenerfassungsprozessen unterstützen, die Teil von Verwaltungsverfahren wie Beförderungen, virtuellem Klassenmanagement und Reiseprüfungen sind. Diese Aufgaben sind in der Regel sehr zeitaufwändig und erfordern, dass die Mitarbeiter zu vielen verschiedenen Zeitpunkten Daten aus verschiedenen Quellen erfassen. Die Einführung des digitalen Zwillings ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf die Entscheidungsfindung zu konzentrieren, anstatt Daten zu sammeln. Die Anwendung kann dann auch dieselben Datensätze (in diesem Fall Personen) über mehrere Ereignisse oder Prozesse hinweg erkennen, was den Prozess in Zukunft exponentiell beschleunigt und dem Mitarbeitenden ein vollständigeres Bild der Mitarbeiterreise vermitteln kann.
  
  Die Personalabteilung wird nicht nur von manuellen Aufgaben entlastet, sondern es werden auch erhebliche Produktivitätssteigerungen bei den Managern festgestellt, die Zeit in diese Programme investieren. In einem einzigen Jahr hat unser digitaler Beförderungsmitarbeiter den Managern beispielsweise über 50.000 Stunden zurückgegeben.
   

Die Fragen rund um Ethik und Regulatorik erscheinen komplex – lassen sich aber bewältigen

Die sich entwickelnde rechtliche Landschaft im Zusammenhang mit KI erfordert einen umsichtigen und ethisch korrekten Einsatz von KI. Diesen sollten Unternehmen immer an die erste Stelle setzen. Außerdem sollten sie den Grundsatz befolgen, die letzte Entscheidungshoheit immer dem Menschen zu geben und nicht der KI. Nur so kann eine vertrauensvolle Arbeit auch in einer hybriden Belegschaft gedeihen. Die Fragen der KI-Ethik und der Regulierung erscheinen komplex – lassen sich aber in konkrete Aufgaben zerlegen und so bewältigen: Dazu gehören beispielsweise:

• die Minimierung von Verzerrungen wie Vorurteilen oder Stereotypen in der Datenbasis,
• eine nachvollziehbare Datenherkunft,
• die Garantie, dass Unternehmen die Entscheidungen ihrer KI-Modelle transparent erklären können,
• oder die Entwicklung ethischer KI-Richtlinien. HR-Abteilungen, die KI nutzen, sollten dies besonders beherzigen und diese auch aktiv im Unternehmen kommunizieren.

Die Beantwortung dieser Fragen liefert gleichzeitig auch einen ganz wesentlichen Beitrag zur Akzeptanz von KI Lösungen im Unternehmen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aber auch bei den mitbestimmenden Gremien. So lassen sich auf Basis von ethischen KI Richtlinien auch sehr konkrete Regelungen und differenzierte Risiko-Abstufungen ableiten. Diese stellen dann eine effiziente Entscheidungs- und Planungsgrundlage für Mitbestimmung, Management und Projektteams dar. Eine wichtige Grundlage, um zügig eine große Zahl von innovativen Ideen und KI-Anwendungsfällen im Unternehmen zu skalieren.

Transformation gemeinsam mit den Mitarbeitenden angehen

Zusammengefasst: Die Nutzung von KI ist ein wesentlicher Schritt für Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Effizienz zu steigern. Ihre Belegschaft wird sich verändern – hin zu einer Mischung aus wertvollen Fachkräften und digitalen Agenten, die diesen zuarbeiten und so entlasten. Der ethisch verantwortungsbewusste und durchdachte Einsatz von KI ist dabei eine wichtige Grundlage und sorgt dafür, dass alle sich abgeholt fühlen. Wer seine Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess einbindet und die KI-Einführung transparent und sauber erklärt, kann den Sprung in die hybride Arbeitswelt schaffen und die Belegschaft zu Profiteuren der neuen Technologie machen.

Wie das gelingen kann, finden Sie unter https://www.ibm.com/de-de/watsonx