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Die sinnvolle Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) beschleunigt HR-Prozesse. Personalverantwortliche haben das Potenzial, aber auch die Dringlichkeit zu handeln längst erkannt: 76 % der HR-Führungskräfte, so eine aktuelle Gartner-Studie, sind der Meinung, dass Unternehmen, die in den nächsten ein bis zwei Jahren keine KI-Lösungen in den Personalbereich einführen, hinter denjenigen zurückbleiben werden, die das tun. Doch wo sind KI-getriebene HR-Tools sinnvoll, wo nicht? Wie steht es um Vertrauenswürdigkeit und Akzeptanz? Welche datenschutzrechtlichen und ethischen Aspekte gilt es zu beachten?

Welche Anwendungsfälle für KI-getriebene Lösungen gibt es im Personalbereich?

KI kann nahezu alle Bereiche der Human Resources transformieren. Besonders Recruiting und Bewerbermanagement profitieren von der Technologie, die etwa in automatisierten Screening-Verfahren, im Kandidaten-Matching und im Bereich der Recruiting Analytics zum Einsatz kommt. Die Einbindung von Lösungen von Generativer KI (GenAI) bieten einen weiteren Quatensprung im sinnvollen Einsatz von KI. watsonx Orchestrate etwa unterstützt die Personalgewinnung beim Identifizieren geeigneter Kandidat_innen und – dank der nahtlosen Integration in gängige Tools wie Slack oder Outlook – Teilautomatisierung des Bewerbermanagements. Während Orchestrate dank GenAI Jobbeschreibungen postet oder virtuelle Meetings terminiert, können Talentsucher_innen sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren.

Aber auch andere Bereiche der Human Resources können durch KI-basierte Technologien modernisiert werden, beispielsweise Mitarbeiterbindung und Employee-Engagement. So können KI-Systeme basierend auf den Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeiter personalisierte Entwicklungspfade erstellen und diese optimal auf die Unternehmensziele abstimmen. Auch Performance und Talent Management, Nachfolgeplanung sowie allgemeine organisatorische und Verwaltungsaufgaben bieten Einsatzfelder. KI kann Leistungsdaten von Mitarbeiter_innen analysieren und Entwicklungsbereiche identifizieren, High-Potentials und potenzielle Nachfolger_innen identifizieren, oder zukünftige Personalbedarfe prognostizieren, um Engpässe oder Überkapazitäten zu vermeiden.

Das zudem Routineaufgaben wie die Abarbeitung von Urlaubsanträgen und Zeiterfassung automatisiert werden können, ist ein willkommener Nebeneffekt.

Zustimmung bei Unternehmen und Kandidaten, aber oft Zweifel an Transparenz und Fairness

Die Zustimmung zum Einsatz von KI im Recruiting ist bei Bewerbern wie Personalverantwortlichen hoch, weicht aber in einzelnen Bereichen ab. Für beide Seiten gibt es einige klare Vorteile. Aus Unternehmenssicht stehen Effizienzgewinn und Zeitersparnis weit oben auf der Liste der Vorteile. Automatisierte Screening-Verfahren können große Bewerberpools effizienter verwalten. KI-basierte Tools können zudem die Entscheidungsfindung verbessern, indem sie Daten analysieren und Muster erkennen, die menschlichen Recruiter_innen möglicherweise entgehen würden.

Auch aus Kandidatenperspektive gibt es Vorteile. Personalisierte Stellenvorschläge auf Basis von Fähigkeiten, der Wegfall zeitaufwändiger Anschreiben im Erstkontakt und die Beschleunigung des Prozesses insgesamt sorgen für mehr Effizienz. In Sachen Transparenz und Vertrauenswürdigkeit gehen die Meinungen allerdings auseinander. In einschlägigen Studien bewerten Unternehmen die Fairness KI-getriebener Prozesse regelmäßig höher als Kandidaten.

Bias, Mitbestimmung, Datenschutz: Rechtliche und ethische Aspekte des Einsatzes von KI im HR-Bereich

Speziell im Bereich der Human Resources sind in noch stärkerem Maß als in Bezug auf KI allgemein und insbesondere GenAI rechtliche und ethische Fragen zu beachten. KI-Systeme haben zwar theoretisch das Potenzial, Bias und Diskriminierung in der Personalgewinnung zu reduzieren, indem sie objektive Kriterien zugrunde legen und menschliche Vorurteile eliminieren. Diese Kriterien müssen aber den KI Lösungen trainiert werden, um ungewollte Diskriminierungen (BIAS) zu verhindern. Es bestehen gerade in Sachen KI und Bias zum Teil erhebliche Bedenken, und KI-Tools geraten deshalb immer wieder in die Schlagzeilen. KI-Lösungen werden mit Daten trainiert, die gängige Vorurteile widerspiegeln können. Darüber hinaus berührt der Einsatz von KI-Lösungen im Personalwesen den Bereich betrieblicher Mitbestimmungsrechte und des Datenschutzes.

Als erste Stadt der Welt erließ New York City deshalb ein Gesetz, um Diskriminierung durch KI-gesteuerte Recruiting-Software zu verringern bzw. nach Möglichkeit zu verhindern. Denn nur bei einer von Menschen getroffenen, fairen Auswahl von Trainingsdaten können unfaire Einstellungsentscheidungen von einer KI Lösung, die auf diese Daten aufbaut, verhindert werden. Unternehmen haben oft zu wenig Einblick in die Funktionsweise der von ihnen genutzten KI-Tools, womit sich die Frage nach der Verantwortlichkeit für die Entscheidungen einer KI stellt. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen, die sogenannte AEDT (Automated Employment Decision Tools) einsetzen, zu „Bias-Audits“ durch unabhängige Dritte.

Am 13. März 2024 hat das Europäische Parlament zudem den Artificial Intelligence Act – AI Act – verabschiedet, das weltweit erste umfassende Gesetz zum Einsatz von KI.

Der EU AI Act geht hier von einem risikobasierten Ansatz aus, der die Einführung und Nutzung vor allem von hochriskanten KI Tools an Kriterien wie Transparenz, Erklärbarkeit, Fairness, Robustheit und Datensicherheit knüpft. Für unser Umfeld ist entscheidend, dass KI Tools, die im Umfeld Recruitment, Auswahl, Promotion und Kündigungen genutzt werden sollen, grundsätzlich als hochriskant angesehen werden. KI Tools, die in diesen Bereichen genutzt werden sollen, müssen sich an den strengen Kriterien messen lassen und der Arbeitgeber muss die Mitarbeiter vor Einsatz dieser Tools darüber informieren.

Auch wenn diese Regeln erst in zwei Jahren nach der Verabschiedung gelten werden, sollten Unternehmen sich bereits jetzt darauf einstellen.

Wie ist die Rechtslage in Deutschland?

In Deutschland ist die Situation aufgrund starker Mitbestimmungsrechte komplex. Nach § 95 Abs. 2a BetrVG erfordern Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen, Versetzungen und Kündigungen auch dann die Zustimmung des Betriebsrats, wenn ein KI-System eigenständig oder entsprechend vom Arbeitgeber vorgegebener Kriterien Richtlinien für die Auswahl aufstellt. Das ist z. B. dann der Fall, wenn die KI auf historischen Bewerberdaten oder Anforderungsprofilen trainiert wird und daraus Kriterien generiert bzw. gewichtet, um Entscheidungen zu treffen oder vorzuschlagen. Zusätzlich hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht für die Einführung jedes technischen Tools, das geeignet ist, das Verhalten und die Perfomance von Mitarbeitern_innen zu überwachen.

Diese bereits existierende Rechtslage kann für alle Unternehmen in Deutschland durchaus zum Vorteil genutzt werden, denn die neue Informationspflicht durch den AI Act ist in Deutschland längst Standard durch die oben dargestellten geltenden Regeln.

Was tut IBM, um Vertrauenswürdigkeit, Transparenz und Vorurteilsfreiheit in KI-basierten HR-Lösungen zu gewährleisten?

2018 gab IBM in Zusammenarbeit mit der Deutschen Telekom, Siemens, dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales und Ver.di eine Studie zu den Auswirkungen von KI auf Arbeitnehmer in Auftrag. Es folgte ein intensiver Dialog mit Ver.di und den Betriebsratsgremien innerhalb der IBM Gesellschaften, der zur Entwicklung einer Rahmenbetriebsvereinbarung zu KI führte. IBM wurde so zu einem der ersten Unternehmen in Deutschland mit einer Betriebsvereinbarung, die ethische Standards festlegt und ähnlich wie der EU AI Act einen risikobasierten Ansatz anwendet und KI-Tools in Risikoklassen einteilt.

Dies entspricht auch dem generellen Ansatz zum Einsatz von HR-Lösungen durch IBM. Jeder Einsatz basieren auf einem branchenübergreifenden Konzept zur menschenfreundlichen Automatisierung (Human Friendly Automation, HFA), der im Unternehmen entwickelt wurde. Um sicherzustellen, dass KI-Systeme ethisch und menschenorientiert eingesetzt werden, werden nur Systeme eingesetzt, die Transparenz, Erklärbarkeit, Fairness, Robustheit und Privacy entsprechen. Diese Grundsätze sind entsprechend auch in die betriebliche Rahmenvereinbarung eingeflossen. Transparenz und Erklärbarkeit von KI-Entscheidungen sowie die Einbindung und Mitbestimmung der Mitarbeiter sind dabei entscheidende Aspekte.

Zentral werden jegliche Prozesse, in den mit KI sensible Daten verarbeitet werden, im einem „Ethic Board“ gegen die dargelegten Grundsätze geprüft. Damit ist IBM sehr gut vorbereitet, die Anforderungen durch den EU AI Act umzusetzen.

Ein konkretes Beispiel für den verantwortungsvollen Einsatz von KI im Personalwesen ist der Chatbot Ask HR, der auf den Fähigkeiten von watsonx basiert und als zentrale Anlaufstelle für alle HR-Angelegenheiten dient. Mitarbeiter_Innen müssen sich nicht mehr in einzelne Tools einlernen, AskHR führt als zentrale Plattform durch die Prozesse, egal auf welchem Tool diese beruhen. Der intelligente Assistent automatisiert dabei Prozesse, unterstützt Mitarbeiter_Innen bei ihren Anliegen und sorgt so für mehr Effizienz. Durch kontinuierliches Training und eingebaute Feedback-Mechanismen wird sichergestellt, dass der Chatbot stets auf dem neuesten Stand ist und die Bedürfnisse der Belegschaft erfüllt.

Fazit

Global operierende Unternehmen arbeiten gemeinsam mit IBM an der KI-gesteuerten Verbesserung ihrer Mitarbeitererfahrung bei HR-Interaktionen, darunter, um nur einige zu nennen, EY, Siemens und die US-Bankengruppe Citizens.

Insgesamt zeigt sich, dass eine menschenzentrierte Implementierung von KI im Personalwesen entscheidend ist, um die Vorteile der Technologie optimal zu nutzen und gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Durch eine konsequente Ausrichtung an ethischen Grundsätzen und die Einbindung der Betroffenen können Unternehmen sicherstellen, dass KI-Systeme fair, transparent und vertrauenswürdig eingesetzt werden.