„Das KI-Zeitalter so zu gestalten, dass Effizienzgewinne mit dem Erhalt sinnvoller und wertschöpfender menschlicher Arbeit im Einklang stehen.“ Dies ist das Ziel der von Dr. Lars Schatilow und der HFA-Alliance und dem HFA-Tag. Was im Jahr 2020 als informelles Netzwerk mit 25 Mitgliedern begann, zieht mittlerweile mehr als 250 interessierte Fachbesucher aus allen Branchen zu Veranstaltungen zu diesem Thema an. Beim diesjährigen HFA Day, der Anfang Oktober in Nürnberg stattfand und von der Bundesagentur für Arbeit (BA) organisiert wurde, tauschten sich namhafte Gäste über ihre Erfahrungen mit der Umsetzung des HFA aus. Im Mittelpunkt steht das Lernen voneinander und miteinander. Ein Highlight des Tages: das HFA-Vorhaben bei der BA, das IBM sowohl strategisch als auch operativ unterstützt.

Große Herausforderungen für die BA

Die Bundesagentur für Arbeit beschäftigt bundesweit rund 100.000 Mitarbeitende, die in den 150 Arbeitsagenturen, 300 Jobcentern und 15 regionale Familienkassen ein breites Aufgabenspektrum wahrnehmen. Sie vermitteln Arbeitsplätze, zahlen Arbeitslosengeld, fördern Aus- und Weiterbildung, beraten zu Jobs und Karrieren und gestalten den deutschen Arbeitsmarkt. Aufgrund des demografischen Wandels und dem damit bevorstehenden Wissensverlust, steht die Behörde vor großen Herausforderungen.  Ein entscheidender Weg, diese Herausforderungen zu begegnen, ist der menschen-zentrierte Einsatz von Automatisierung und KI. Um jedoch die Vorteile höherer Effizienz, mehr Komfort und Sicherheit, die automatisierte Lösungen bieten, nutzen zu können, muss man auch die Veränderungen im Arbeitsalltag seiner Mitarbeitenden berücksichtigen. Dies umfasst die Auseinandersetzung mit der Arbeitsplatzsicherheit, der Anerkennung ihrer Leistungen, der Frage, ob ihre Arbeit auch in Zukunft sinnvoll sein wird, und wie sie den Wissenstransfer und die sozialen Beziehungen aufrechterhalten können. Um diesen Erfolg zu erzielen, nutzt die BA den HFA-Ansatz mit dem Ziel, ihn zum Standard für alle Automatisierungsvorhaben zu machen.

KI ist nicht nur eine IT-Frage – sie erfordert einen ganzheitlichen Organisationsansatz

Täglich gehen Tausende von Kundenanfragen ein, bei denen es sich zumeist um Routineaufgaben handelt, die sich wiederholen und arbeitsintensiv sind – Aufgaben, für die Automatisierung genau das Richtige ist und sich als sehr effektiv erweist.  Ziel der automatisierten Bearbeitung dieser Anfragen ist es, die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern sowie die Servicequalität zu verbessern. Dies wird mit Unterstützung der HFA-Experten von IBM im Rahmen des AutomatiK-Projekts umgesetzt. In den Servicezentren der BA sollen ein KI-gestützter Sprachbot und eine digitale Nachrichtenautomatisierung eingeführt werden. Doch KI-Lösungen sind nicht einfach nur neue IT-Werkzeuge; sie erfordern einen ganzheitlichen Organisationsansatz, der den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Mithilfe des HFA-Know-hows von IBM entwickelt die BA ihr eigenes HFA-Prozessmodell und ihre eigenen Methoden und erstellt den Rahmen für den organisatorischen Wandel auf der Grundlage der Wertecharta der HFA Alliance.

„Die Einführung von KI geht über die Technologie hinaus; sie erfordert die Neuerfindung des digitalen Veränderungsmanagements.“ HFA trägt zu einer schnelleren Akzeptanz bei, indem es einen menschenzentrierten Ansatz für KI verfolgt, was letztendlich zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung und einer besseren Skalierbarkeit führt. „Das Ergebnis ist ein starker Wettbewerbsvorteil mit nachhaltiger Wirkung im gesamten Unternehmen“, erklärt Lars Schatilow, Associate Partner, Global Offering Lead Change for AI, IBM DACH, und Gründer der HFA Alliance.

Das HFA-Prozessmodell basiert auf Co-Creation

Der HFA-Ansatz der BA wird in einem Trio entwickelt, getestet und skaliert. Eine ausgewählte Gruppe von Vertretern trifft sich regelmäßig, um HFA-Konzepte, -Methoden und -Ansätze weiterzuentwickeln. Die Gruppe setzt sich aus Vertretern verschiedener Agenturen, Abteilungen und Regionen zusammen – darunter auch leitende Angestellte. Die entwickelten Konzepte werden zeitgleich in aktuellen Automatisierungsprojekten, wie beispielsweise dem Projekt AutomatiK, angewendet und getestet. Gleichzeitig werden die gesammelten Erfahrungen in der HFA-Community vorgestellt und diskutiert, um Feedback zu erhalten und das Wissen zu verbreiten.

Da KI die Arbeitsweisen verändert, ist nicht nur wichtig, den Mitarbeitenden die Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln, die sie für den Erfolg in neuen Rollen und Verantwortungsbereichen benötigen, sondern er befasst sich auch mit den Auswirkungen z. B. auf die Gesundheit, die Identifikation mit der Arbeit und die menschliche Interaktion. HFA legt Wert auf den Erhalt sinnvoller Arbeit, die Entwicklung von Karriereperspektiven im Bereich KI und die Gewährleistung kollaborativer Arbeitsmodelle. Auf diese Weise gewährleistet die BA einen ganzheitlichen Ansatz, der sicherstellt, dass die Menschen weiterhin an vorderster Front von Innovation und Fortschritt stehen.

Stefan Latuski, CIO bei der BA und Geschäftsführer des IT-Systemhauses der BA ist ein starker Unterstützer von HFA. „Wenn IT-Projekte scheitern, dann meist nicht an der Software, sondern an der Akzeptanz. Auch wir bei der BA haben festgestellt, dass ein Vorhaben technisch noch so brillant sein kann. Wenn Lösungen für die Menschen, die damit arbeiten, keinen Mehrwert – beispielsweise in Form von Entlastungen durch KI-Anwendungen – bringen, dann sinkt die Zustimmung drastisch. Wir verstehen IT-Projekte daher als gesamtorganisatorische Aufgabe, bei der nicht die Technik, sondern der Mensch im Mittelpunkt steht.“

HFA-Gründer Lars Schatilow: „HFA ist kein Wohlfühlkonzept, sondern eine Notwendigkeit für eine nachhaltige und wirkungsvolle KI-Einführung.“  Am diesjährigen HFA Day konnten wir eine große Beteiligung von Führungskräften aus allen Branchen verzeichnen. Sie sind sich bewusst, dass diejenigen, die nur das kurzfristige technische und kostensparende Potenzial von KI verfolgen, aber keine Vision für die Zukunft ihres Teams haben, die besten Talente verlieren und den Fortschritt langfristig behindern werden.

HFA-Award 2025

Copy Right: Bundesagentur für Arbeit

In ihrer Keynote-Rede am HFA-Tag betonten Andrea Nahles, die Vorsitzende des BA-Vorstands, und Stefan Latuski, CIO der BA, die Relevanz für die Organisation und die Gesellschaft und machten ihre Entschlossenheit deutlich, HFA in der BA umzusetzen. IBM gratuliert dem Preisträgerin zu Ihrer Auszeichnung als, „Ein Ort, an dem würdevolle und wertschöpfende Arbeit im Zeitalter von KI und digitaler Automatisierung bewahrt werden kann.“ GLÜCKWUNSCH!

Mehr über die Ereignisse der vergangenen Jahre können Sie hier und hier lesen.

Alle Fotos können Sie mit dem Copy Right "Bundesagentur für Arbeit" gerne nutzen. 
Was ist HFA?
Verleihung des HFA Award an die BA
Frau Andrea Nahles und Stefan Latuski