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Künstliche Intelligenz (KI) im Landratsamt bietet Chancen zur Automatisierung und Beschleunigung von langwierigen Arbeitsprozessen. Doch in der öffentlichen Verwaltung ist man besonders vorsichtig mit der Einführung neuer Technologien, denn die Daten und Informationen mit denen hier gearbeitet wird, sind oft sensibler Natur. Deswegen starteten das Jugendamt des Landratsamts Augsburg gemeinsam mit IBM einen Testlauf.

Rechercheprozess: zeitaufwändig und fehleranfällig

Das Jugendamt im Landratsamt Augsburg unterstützt Eltern und Erziehungsberechtigte bei der Erziehung, Betreuung und Bildung von Kindern und Jugendlichen. Die Sachbearbeiter_innen im Jugendamt beschäftigen sich mit rechtlichen und finanziellen Fragen im Zusammenhang mit der Jugendhilfe sowie der Integrationshilfe und den Kinderbetreuungskosten.

Um den angemessenen Kostenbeitrag für jeden Fall zu ermitteln, führen die Sachbearbeiter_innen umfangreiche Recherchen in verschiedenen Datenquellen durch, wie z.B. Online-Rechtsdokumenten, von Bürgern eingereichten Dokumenten und anderen ergänzenden Unterlagen. Das derzeitige Verfahren stellt zwar sicher, dass jeder Fall gründlich recherchiert wird, ist aber auch zeitaufwändig und manchmal fehleranfällig. Darüber hinaus herrscht ein Mangel an Fachkräften, die für diese Art der Recherche ausgebildet sind.

Der erste Schritt: von der Skepsis zur Anwendung

Um die Herausforderungen zu bewältigen, hat das Landratsamt Augsburg eine Zusammenarbeit mit IBM Client Engineering und IBM Consulting begonnen. In Discovery- und Scoping-Workshops identifizierte das Team das Problem mit höchster Priorität. Als Ergebnis wird im nächsten Schritt eines Solution Workshops eine Vision für das Jugendamt gemeinsam mit IBM skizziert. Das Ziel besteht darin, Sachbearbeiter_innen von manueller Recherche zu entlasten, damit sie sich auf ihre Fälle konzentrieren können.

Obwohl das Team im Landratsamt Augsburg effizienter arbeiten wollte, war es aufgrund sensibler Daten verständlicherweise vorsichtig bei der Einführung neuer Technologien. Einige Teammitglieder zeigten Interesse an generativer KI als mögliche Lösung, während andere skeptischer waren. Um das Potenzial zu testen, nahm das Team am dreitägigen Hackathon VaterSmart im IBM Watson Center Munich teil.

KI im Landratsamt: bis zu 91 Prozent Zeitersparnis

Während des Hackathons kamen acht bis zehn IBM-Mitarbeiter zusammen, um eine maßgeschneiderte Webanwendung mit IBM Watsonx Assistant als Chatbot zu erstellen. Der Chatbot nutzt von IBM Watson Discovery analysierte Dokumente als Wissensbasis und verwendet IBM watsonx.ai, um eine Antwort zu generieren. Benutzertests zeigten eine Verbesserung von bis zu 91 Prozent bei der Zeit, die benötigt wird, um Fallinformationen zusammenzustellen. Vor dem Pilotprojekt dauerte es bis zu einer Stunde, um alle verschiedenen Datenpunkte zu sammeln. Im Vergleich dazu benötigte der Prototyp nur fünf Minuten.

Darüber hinaus stellte das Team des Jugendamtes fest, dass sich die Qualität und Genauigkeit der neu erstellten Zusammenfassungen deutlich verbessert hatte. Die Begeisterung nach dem Pilotprojekt war unübersehbar. Das Team ist bestrebt, die Effizienz und Leistung durch den Einsatz von gen AI weiter zu steigern.

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