München/Frankfurt, Germany - 08 Okt 2018: Von der Gebäudeinstandhaltung bis zum Management und Verwaltung von Gebäuden – die Aufgaben des Immobiliendienstleisters Apleona sind vielschichtig. Als einer der Marktführer der Branche bietet Apleona nun auch digitale Lösungen für die Nutzung und die Bewirtschaftung von Immobilien an: Die mobilen Applikationen wurden gemeinsam mit einem IBM Cloud Team entwickelt und sorgen dafür, dass der Büroalltag für die Mitarbeiter der Kunden einfacher und angenehmer wird: Statt ihre Energie in Routinevorgänge zu investieren, können sie sich dank der fortschreitenden Digitalisierung voll und ganz auf ihre eigentliche Tätigkeit konzentrieren. Stau auf dem Weg ins Büro, fehlende Allergiekennzeichnung für das Frühstücksbrötchen in der Cafeteria und dann streikt noch der Aufzug: An manchen Tagen sind Arbeitnehmer schon erschöpft, bevor sie ihre eigentliche Tätigkeit beginnen. „All das sind für sich betrachtet nur kleine Sorgen, aber sie lenken Mitarbeiter ab und rauben ihnen die Energie. Rechnet man das auf mehrere hundert Mitarbeiter hoch, erkennt man schnell, welches Potential hier schlummert“, so Ralf Bumba, Leiter eines der größten Kundenaccounts von Apleona und Mitglied des Entwicklungsteams.

Die Digitalisierungsstrategie von Apleona zielt darauf ab, Prozesse wie diese Routinevorgänge zu vereinfachen und zu optimieren und dabei gleichzeitig die User Experience in den Vordergrund zu stellen. In der Vergangenheit dominierte der Effizienzgedanke, heute jedoch schafft Apleona Effizienz und gleichzeitig eine positive User Experience. Basis des Serviceangebots sind die immobilienwirtschaftlichen und nutzerspezifischen Daten, die mit eigens entwickelten digitalen Lösungen erhoben, gesammelt und ausgewertet werden. Um die Routinevorgänge zu optimieren, entwickelt der international tätige Immobiliendienstleister gemeinsam mit IT-Experten aus dem Bereich IBM Cloud auf Basis der IBM Cloud Technologie digitale Lösungen.

Seinen Anfang nahm das Projekt in verschiedenen agilen Workshops in der IBM Cloud Garage in München. „Der ausschlaggebende erste Impuls war, dass bestehende Ticketsystem digitaler und damit attraktiver für den Endbenutzer zu gestalten. Gemeinsam mit einem interdisziplinären Apleona-Team – bestehend aus Digitalisierungsspezialisten, Fachkräften für Empfang, Catering und Gebäudewartung – entwickelten wir mit Hilfe von Methoden wie IBM Design Thinking ein Digitalisierungskonzept, um weitere relevante Features neben einem digitalen Ticketsystem zu designen“, erklärte Johannes Maurer, Vertriebsdirektor Industrie IBM Deutschland. „Schon nach den ersten beiden Tagen war klar: Es gibt noch viel mehr Ansatzmöglichkeiten für Apleona, die täglichen Rutinen der Kunden zu optimieren – die Idee zu einer übergreifenden Lösung war geboren“, so Maurer weiter.

In der Start-up-Atmosphäre der Cloud Garage gelang es dem Projektteam, nach einem ersten Minimum Viable Product unter anderem einen Prototypen für Büronutzer mit ersten Kernfunktionalitäten zu kreieren. Dabei waren Methoden wie Lean-Start-up erfolgsentscheidend, um während der Entwicklung auch die Erfahrung der Nutzer möglichst frühzeitig mit einzubringen. Diese jetzt realisierte Mobile Applikation sowie Webanwendung, stellt Wetter- und Verkehrsdaten in Echtzeit bereit, um Kunden bei der Frage nach der optimalen Arbeitskleidung oder dem besten Verkehrsmittel auf dem Weg ins Büro zu unterstützen. Finden sie dort einen Defekt vor – schadhafte Aufzüge, ausgefallene Toilettenbeleuchtung oder auch nur einen übervollen Papierkorb – können sie dies bequem via Fotoupload über die App melden. Die Apleona Spezialisten erledigen den Rest. Da es sich mit leerem Magen nicht gut arbeitet, können Nutzer von der mobilen Applikation den Speiseplan der Kantine einsehen, inklusive Informationen zu Allergenen, Zusatzstoffen und Nährwertangaben.

„Die Lösungen in der IBM Cloud zu entwickeln war für uns völlig logisch. Geschwindigkeit, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit entsprechen genau unseren Anforderungen“, so Dr. Michael Lange, CDO von Apleona. Das gilt auch für die Sicherheit: Die entwickelten Lösungen werden in der IBM Cloud in Frankfurt betrieben und erfüllen damit die aktuellen Anforderungen der deutschen Rechtsprechung. Das erste Nutzer-Feedback fällt durchweg positiv aus und gibt den Vordenkern bei Apleona Recht: Auch die Lösung kleiner Alltagssorgen macht in Sachen Mitarbeiterwohlbefinden und -zufriedenheit einen großen Unterschied.

Mittelfristig werden die mobile Lösung und die Webanwendung um weitere Funktionen erweitert werden und als modulares System die digitalen Services für Großkunden des Immobilienspezialisten flächendeckend ausbauen. So werden sich beispielsweise Buchungen von Meetingräumen künftig beim Betreten mit QR-Code-Scan interaktiv bestätigen. Ohne diesen Vorgang wird der Raum im System wieder freigegeben, was spontane Kundenbesuche erleichtert. Die App wird außerdem Auskunft über die aktuellen Besucherzahlen der Kantine geben und so das Lunch entspannter gestalten.