Digitale Kommunikationskanäle gehören inzwischen zur Standardausstattung moderner Unternehmen. E-Mails, mobile Apps, Onlineformulare und Messenger-Dienste prägen den täglichen Austausch mit Kundinnen und Kunden. Doch während diese Kanäle nicht zuletzt auch dank Künstlicher Intelligenz stetig weiterentwickelt werden, bleibt ein entscheidender Aspekt oft unbeachtet: Was passiert mit den Informationen, die auf diesen Wegen eingehen? In vielen Fällen erfolgt die Bearbeitung immer noch manuell, fehleranfällig und wenig skalierbar.

Vom Dokument zur verwertbaren Information

Ein Beispiel aus dem täglichen Leben: Ein Kunde sendet ein Foto eines handschriftlich ausgefüllten Formulars über eine App. Damit daraus ein bearbeitbarer Schadenfall wird, muss der Inhalt zunächst korrekt erkannt, zugeordnet und digital aufbereitet werden. Genau hier setzt Input Management an. Es sorgt dafür, dass solche Informationen automatisiert verarbeitet, strukturiert erfasst und in die relevanten IT-Systeme überführt werden. Der entscheidende Vorteil liegt dabei nicht nur in der Geschwindigkeit, sondern auch in der Reduktion von Medienbrüchen, Doppelarbeiten und Fehlerquellen.

Statt Dokumente manuell zu prüfen, zu klassifizieren und in Fachsysteme zu übertragen, übernehmen intelligente Systeme diese Aufgabe. Sie erkennen, um welche Art von Dokument es sich handelt, extrahieren relevante Informationen wie Namen, Vertragsnummern oder Beträge und wandeln unstrukturierte Inhalte in auswertbare Daten um. Dieser Prozess funktioniert kanalunabhängig und kann an individuelle Anforderungen angepasst werden.

Konkrete Vorteile jenseits der Theorie

Viele Unternehmen sprechen in diesem Zusammenhang von Prozessoptimierung, Automatisierung oder digitaler Transformation. Doch was bedeutet das konkret? Zunächst verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich. Klassifikationsmodelle, also KI-gestützte Algorithmen, analysieren die Inhalte eingehender Dokumente in Echtzeit. Ob es sich um eine Rechnung, einen Antrag oder eine Beschwerde handelt, wird automatisch erkannt und an die richtige Stelle im System weitergeleitet. Auf diese Weise lassen sich Durchlaufzeiten nachweislich um 30 bis 40 Prozent reduzieren.

Auch die Datenqualität verbessert sich. Systeme zur Texterkennung, etwa OCR für gedruckte Texte oder ICR für Handschrift, lesen Informationen zuverlässig aus und gleichen sie mit vorhandenen Datenbanken ab. So werden beispielsweise Adressdaten auf Plausibilität geprüft, bevor sie übernommen werden. Das minimiert Fehler und spart zusätzliche Korrekturschritte.

Flexibilität für volatile Eingangsmengen

Ein weiterer Vorteil liegt in der Skalierbarkeit. Besonders in Phasen mit hohem Eingangspensum, etwa zum Jahreswechsel oder bei Ausschreibungen, stoßen manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen. Cloudbasierte Input-Management-Lösungen lassen sich hingegen flexibel erweitern, etwa durch zusätzliche Rechenleistung oder externe Verarbeitungskapazitäten. Auch das Modell der nutzungsbasierten Abrechnung schafft zusätzliche Planungssicherheit. Nicht zuletzt profitieren auch die Endkundinnen und -kunden. Weil Informationen schneller und genauer verarbeitet werden, erhalten sie rascher Rückmeldung auf ihre Anliegen. Der sogenannte First-Time-Resolution-Wert, also der Anteil an Vorgängen, die bereits beim ersten Kontakt vollständig bearbeitet werden können, steigt spürbar.

Technologische Grundlagen im Hintergrund

Technisch basiert das Ganze auf mehreren ineinandergreifenden Komponenten. OCR- und ICR-Systeme lesen Inhalte aus unterschiedlichsten Quellen aus, während Klassifikationsalgorithmen die Bedeutung der Informationen erkennen. Freiformklassifikation ermöglicht es dabei auch, unstrukturierte oder individuell gestaltete Dokumente wie Briefe oder Formulare korrekt einzuordnen. Die zugrunde liegende Architektur ist meist modular aufgebaut. Microservices, also kleine spezialisierte Softwaremodule, übernehmen einzelne Aufgaben und können flexibel kombiniert werden. Plattformen wie OpenShift sorgen dafür, dass diese Systeme skalierbar, stabil und effizient betrieben werden. Alle Prozesse sind dabei so gestaltet, dass sie den Anforderungen der DSGVO entsprechen: mit verschlüsselter Übertragung, Zugriffskontrollen und vollständiger Auditierbarkeit.

Modulare Services für individuelle Anforderungen

IBM verfolgt bei der Umsetzung einen serviceorientierten Ansatz. Statt eines festen Produkts bietet die Input Management Factory ein Baukastensystem, das sich an individuelle Unternehmensbedürfnisse anpassen lässt. Unternehmen können einzelne Module einsetzen oder den gesamten Prozess als Service auslagern. Dazu zählen zum Beispiel die automatisierte Erkennung und Validierung von Dokumenteninhalten, die Unterstützung durch qualifizierte Fachkräfte bei Spezialfällen oder die Analyse- und Monitoring-Komponenten, die Transparenz über Qualität und Auslastung schaffen.

Datenschutz und Informationssicherheit haben dabei höchste Priorität. Alle Services werden in der IBM Cloud betrieben, die in deutschen Rechenzentren gehostet wird und internationalen Sicherheitsstandards entspricht. Dazu zählen unter anderem ISO 27001, ISO 27701 und natürlich die DSGVO. Mehr Informationen finden Sie über diesen Link: IBM Cloud Compliance.

Effizienz beginnt beim Eingang

Input Management mag auf den ersten Blick wie ein technisches Detail wirken. In Wahrheit beeinflusst es jedoch zentrale Prozesse: von der Kundenkommunikation über interne Effizienz bis hin zur Mitarbeiterentlastung. Wer diese Aufgabe systematisch angeht, verschafft sich einen echten operativen Vorteil. Denn wo Informationen schnell und zuverlässig verarbeitet werden, entstehen bessere Entscheidungen, zufriedenere Kundinnen und Kunden und mehr Raum für das Wesentliche.

Mit der IBM Input Management Factory gestaltet IBM als Anbieter in Deutschland die Digitalisierung und Automatisierung von Input-Prozessen aktiv mit. Die modular aufgebauten Services rund um das Dokumentenmanagement lassen sich flexibel kombinieren und gezielt auf individuelle Anforderungen abstimmen. Sie erleichtern operative Abläufe, schaffen Freiräume für strategisches Arbeiten und tragen dazu bei, Prozesse zukunftsfähig aufzustellen. Auf diese Weise entstehen neue Standards in der automatisierten Informationsverarbeitung.