IBM und smartpm.solutions vereinfachen mit watsonx und einem intelligenten KI-Assistenten die Kostenplanung und ermöglichen Fachbereichen einen sprachbasierten, gesicherten Zugang. Das Controlling wird spürbar entlastet und gleichzeitig bei der Analyse und Steuerung unterstützt.

Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in Geschäftsprozesse ist in vielen Unternehmen bereits angekommen. Gerade in datenintensiven Bereichen wie dem Controlling bieten KI-basierte Lösungen großes Potenzial zur Reduzierung von Arbeitslasten und Optimierung von Prozessen. Allerdings entsteht der Nutzen erst dann, wenn Lösungen so gestaltet sind, dass sie auch Fachbereiche ohne tiefes Fach-Know-how effizient einsetzen können. Aus der Sicht von Chief Data Officers gelten fortgeschrittene Datenkompetenzen nach wie vor als Herausforderung.

Ein erfolgreiches Praxisbeispiel, wie Datenkompetenz gezielt unterstützt werden kann, ist das Projekt Smartofant: eine Lösung, die smartpm.solutions gemeinsam mit IBM entwickelt hat. Ziel war es, die KI von IBM watsonx.ai und watsonx Orchestrate (Agentic AI) einzusetzen, um einen intelligenten KI-Assistenten speziell für das Controlling zu entwickeln: Dieser sollte in der Lage sein, Planungsprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen sowie Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Kosten-, Projekt- und Finanzplanung agiler zu gestalten.

Herausforderungen bei der Kostenplanung

Die Kostenplanung als Teil der integrierten Unternehmensplanung bedeutet für viele Fachbereiche einen erheblichen Zeitaufwand – insbesondere auch für jene, die nur selten mit Planungsaufgaben betraut sind. Aufgrund ihrer Komplexität erfordert sie in vielen Unternehmen eine umfassende Unterstützung durch das Controlling-Team. Dies führt in der Praxis zu wiederkehrenden Erläuterungen zum System, zusätzlichen Abstimmungsrunden und hohem Kommunikationsaufwand. Dazu fehlen häufig personelle Ressourcen.

„Nachwuchsmangel im Controlling und steigende Anforderungen an die Planung erhöhen den Bedarf an unterstützenden, nutzerfreundlichen Technologien wie KI“, bestätigt Dr. Marina Hein, verantwortlich für Produktentwicklung, Strategie & Marketing bei smartpm.solutions.

KI bringt schnellere Planungszyklen, genauere Analysen und verlässliche Empfehlungen

Der KI-Assistent Smartofant liefert weit mehr als Abweichungsanalysen und Hintergrundinformationen: Er erkennt Zusammenhänge, gibt konkrete Handlungsempfehlungen und führt Controller_innen strukturiert durch die nächsten Schritte der Finanzplanung. Wiederkehrende Aufgaben wie die Kostenstellenplanung werden zuverlässig automatisiert, während Ad-hoc-Analysen – etwa zur Belegdatenprüfung oder Projektoptimierung – in Echtzeit beantwortet werden.

Der KI-Assistent entscheidet pro Anfrage, ob spezialisierte Agenten aufgerufen werden müssen, um sie optimal auszuführen. Jeder Agent liefert die relevante Information in Echtzeit an den Assistenten. Agenten können bei Bedarf relevante Daten aus dem Controllingsystem abrufen, externe Informationen beschaffen oder Analysetools nutzen. Zudem kann der Agent auf eine definierte interne Knowledge-Base zugreifen.

Ein großes Plus ist die intuitive Bedienung: „Die Art der Interaktion unterscheidet sich von anderen Lösungen. Man klickt nicht in Tabellen oder Grafiken, sondern spricht frei mit einem Assistenten. Und das ist deutlich leichter, speziell für Personen, die das nicht regelmäßig machen“, erklärt Alexander Hein, Geschäftsführer von smartpm.solutions. „Dennoch handelt es sich hier um alles andere als eine Consumer-KI – alle Zahlen müssen bei uns im Planungsprozess zu 100 Prozent korrekt sein, davon kann das Überleben des Unternehmens abhängen.“

Deshalb ist ein zentraler Bestandteil der Lösung eine klare Governance: Um die Richtigkeit der Antwort zu sichern, werden Abläufe als Workflows modelliert. Agenten, Werkzeuge und Aktionen werden vorab definiert und lassen sich durch Sicherheitsmechanismen wie Bestätigungsschritte absichern. Zusätzlich ermöglicht eine Sandbox das kontrollierte Testen neuer Ideen und Funktionen. Durch die Kombination aus standardisierten Workflows, steuerbarer KI und flexibler Modellwahl bleibt die Lösung skalierbar, zukunftsorientiert und fit für eine moderne Echtzeitsteuerung im CFO-Bereich. So können Unternehmen flexibel und präzise auf Marktdynamiken reagieren. Im Pilotprojekt zeigt sich eine Zeitersparnis von 50 Prozent bei Planungszyklen. Eine erleichterte Umstellung von jährlichen auf monatliche Zyklen verbessert die Entscheidungsfähigkeit.

Abb.: Beispiel für KI-basierte Kostenstellenplanung. Quelle: smartpm.solutions

Technologische Basis des KI-Assistenten

Der KI-Assistent bietet präzise Planungsunterstützung und Entscheidungshilfen, abgestimmt auf die Anforderungen von Controller_innen. Standardisierte Modelle, betriebswirtschaftliche Regeln und vordefinierte Controlling-Logiken stellen sicher, dass Fachwissen und Technologie optimal zusammenspielen. Zudem ist Smartofant nahtlos in die smartpm.solutions‑Lösung integriert, sodass die Planung in Echtzeit in der Visualisierungsplattform MS Power BI auf Basis von IBM Planning Analytics erfolgen kann. Dadurch können Anwender in einer benutzerfreundlichen Oberfläche analysieren, planen, forecasten, reporten und budgetieren. Auswertungen, Simulationen und Drill-Downs laufen dank der von IBM Planning Analytics genutzten OLAP (Online Analytical Processing)-Technologie deutlich schneller, da - anders als bei relationalen Datenbanken - die fachliche Steuerungslogik bereits in den Datenstrukturen abgebildet ist.

Als technologische Basis des Smartofanten wird die KI von IBM watsonx.ai und IBM watsonx Orchestrate (Agentic AI) genutzt. Der Vorteil von Agentic AI ist, dass diese KI nicht nur Antworten liefert, sondern Aufgaben aktiv ausführt – über mehrere Schritte hinweg und über verschiedene Tools und Systeme. Sie ist flexibel und erlaubt die Integration von Drittanbieter-KI-Anwendungen. LLMs (Large Language Modelle) wie IBM Granite, Llama und Mistral, bei Tools und Agent im Einsatz, machen die Kommunikation in natürlicher Sprache möglich, die – u.a. bei der Antwortlänge - flexibel anpassbar ist. Zudem können Prozesse gesteuert, Handlungen angestoßen und komplette Workflows erledigt werden. Der KI-Assistent ist als flexibel anpassbare Standardlösung konzipiert und nach wenigen Wochen produktiv einsetzbar. In dieser Kombination aus Agentic AI, Governance und direkter Integration in die Planung ist diese Lösung ein vollkommen innovativer Ansatz.

Iterative Entwicklung und Anpassung

Die erfolgreiche Realisierung des Smartofant-Projekts erforderte eine enge Zusammenarbeit und einen kontinuierlichen Know-how-Transfer zwischen IBM und smartpm.solutions. „Die Kombination aus dem technologischen Know-how von IBM und unserem tiefen Verständnis für die Anforderungen im Controlling war neben einem hohen Maß an Vertrauen zwischen den Teams das zentrale Erfolgsrezept des Projekts“, sagt Dr. Marina Hein. „Denn ein IT-Spezialist denkt ganz anders als ein Controller. Beide gemeinsam schaffen eine Lösung, die einen echten Mehrwert bietet.“

Die Entwicklung von Smartofant wurde von Praxisanwendern und Branchenexpert_innen permanent überprüft und mitgestaltet, um sicherzustellen, dass die Lösung allen relevanten Anforderungen im Controlling gerecht wird. Innerhalb weniger Wochen entstand so ein praxistauglicher Prototyp, der gemeinsam weiterentwickelt wurde. Ein wichtiger Teil des Projekts war dabei ein umfassender Wissenstransfer. Denn jetzt übernimmt smartpm.solutions - in Zusammenarbeit mit IBM Expert Labs - die Weiterentwicklung, um den KI-Assistenten kontinuierlich zu erweitern und an die sich stetig ändernden Marktanforderungen anzupassen.

Fazit: Der Smartofant zeigt, wie das Controlling von morgen funktionieren kann

Auf dem Fundament der starken Zusammenarbeit von IBM und smartpm.solutions und mit IBM watsonx als technologischem Rückgrat erleichtert Smartofant die Kostenplanung – mittels einer einsatzreifen, standardisierten KI-Assistenz mit Agentenfunktion, die als fester Bestandteil der Controlling-Software produktiv eingesetzt werden kann. Die Möglichkeit, mit dem KI-Assistenten verbal oder schriftlich zu interagieren, senkt zudem die Einstiegshürden für Fachbereiche erheblich und entlastet Controllingabteilungen – die sich nun besser auf strategisch anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren können. Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie KI sinnvoll und effizient als praktischer Helfer selbst in komplexen Geschäftsfeldern eingesetzt werden kann.

Nur woher kommt der erstaunliche Name? „Der Smartofant ist unser Maskottchen“, erklärt Dr. Marina Hein. „Er ist sympathisch, neugierig und hat stets ein großes offenes Ohr für alle – genau wie es der KI-Assistent für die Controller_innen hat.

Abbildungen - Quelle: smartpm.solutions