IT-Verantwortliche in Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, keinen vollständigen Überblick über ihre komplexen Systeme zu haben und diese daher nicht effektiv verwalten zu können. Mal verursachen ungenutzte Serverkapazitäten unnötige Kosten, mal binden teure Serviceverträge Kapital. In wirtschaftlich unsicheren Zeiten kann sich kein Unternehmen diesen Mangel an Transparenz wirklich leisten. Nicht umsonst gibt es das Sprichwort: „Sparen ist wie Diät halten: Einfach zu verstehen, schwer umzusetzen.“. Das muss nicht sein! Wie können IT-Manager also für operationale und finanzielle Transparenz in ihren IT-Systemen sorgen? Wie können sie die zunehmend umfangreicher werdenden Aufgaben in den Griff bekommen?

Viele Kunden berichten mir über einen typischen Schlüsselmoment, der bei ihnen im Unternehmen zum Auslöser für ein Umdenken wurde: Der CIO des Unternehmens sitzt mit anderen Führungskräften in einem Meetingraum und bekommt folgende Frage zu hören, die einen Wandel einleitet: „Was geben wir eigentlich für einen Server, ein Stück Software, einen bestimmten Service aus?“.

Was zunächst wie eine einfache Frage klingt, können viele IT-Verantwortliche nicht sofort beantworten. Oft benötigen sie daraufhin einige Zeit, alle relevanten Informationen zusammenzutragen, um die gesamten IT-Kosten zu verstehen und zu vermitteln. Vielen wird spätestens jetzt klar, dass sich etwas ändern muss, sie machen sich dann auf die Suche nach einer geeigneten Lösung. Die erklärten Ziele dabei sind häufig:

• Kurzfristig: IT-Kosten transparenter machen, besser managen und Ressourcen effizienter nutzen.
• Mittelfristig: Strategische Entscheidungen erleichtern und Agilität erhöhen.
• Langfristig: IT-Ausgaben durch diese Maßnahmen besser mit dem geschäftlichen Nutzen verknüpfen und ihren Wertbeitrag zum Unternehmen messbar zu machen.

Ein effizienter Lösungsansatz, um die IT technisch aktuell und gleichzeitig stets auf Augenhöhe mit den Geschäftsanforderungen zu halten, nennt sich „Technology Business Management (TBM)“. Unter „TBM“ versteht man alle erforderlichen Maßnahmen und Methoden, die dazu beitragen, eine ganzheitliche Sicht auf den Wertbeitrag der IT zu ermöglichen. TBM verbindet operationale, finanzielle und verbrauchsorientierte Daten und erstellt dadurch ein Bild über die IT-Ressourcen der Wertschöpfungskette der IT. Man sorgt dadurch für mehr Transparenz über die Kosten, die Nutzung und den Mehrwert der im Unternehmen vorhandenen IT-Ressourcen. Dies erfolgt standardisiert, systematisch und automatisiert, so dass Unternehmen in die Lage versetzt werden, schneller auf die sich verändernde Marktdynamik zu reagieren, datengestützte Entscheidungen zu treffen und ihre Organisation auf ein gemeinsames Geschäftsziel auszurichten. Apptio, heute ein Brand der IBM, gehört zu den führenden Anbietern auf diesem Gebiet.

Abb.: IBM Apptio - Dashboard mit IT-Finanzdaten

Transformation beginnt auf Führungsebene

Ein zentraler Punkt bei der IT-Transformation in einem Unternehmen ist die Einbindung der Führungsebene aus den Bereichen IT, Finanzen und Business. Die Transformation der IT muss aus meiner Sicht immer von den Führungskräften im Unternehmen initiiert und vorgelebt werden: Sie setzen die strategische Ausrichtung, schaffen die notwendigen Rahmenbedingungen und stellen die Ressourcen zur Verfügung. Ohne diese Unterstützung ist es schwierig, nachhaltige Veränderungen zu erzielen und die Vorteile von TBM und IT-Automatisierung voll auszuschöpfen.

Auch erfordert die Transformation der IT eine aktive Bereitschaft zur Veränderung aller. Dabei ist es wichtig, dass das gesamte Team, nicht nur einzelne Personen, das Portfolio betrachtet. Das verändert die Diskussionen für mögliche Systemverbesserungen und die Qualität der Business Cases. Es verhindert, dass Projekte durchgeführt werden, die nur von wenigen Personen gewollt werden und dem Unternehmen insgesamt wenig bringen.

Neben technischen Komponenten geht es aber oft ebenso um Anpassungen in der Unternehmenskultur, Arbeitsweisen und Rollen. Kurzum: Es erfordert Mut, alte Gewohnheiten und Prozesse in Frage zu stellen und neue Wege zu gehen.

Mehr als reine Kosteneffizienz

 „Sparen ist der erste Schritt zur finanziellen Freiheit.“  - durchaus richtig! Doch während die Kosteneffizienz oft als Hauptvorteil für TBM oder andere IT-Automatisierungsprojekte angeführt wird, sehe ich darin noch weitere Vorteile: Sie dient auch dazu, Raum für neue Investitionen zu schaffen, die Qualität der IT-Abteilung zu verbessern und ihre Arbeit effizienter und agiler zu gestalten. Das wird beispielsweise erreicht, indem sie die Konsistenz der ausgeführten Aufgaben gewährleistet und menschliche Fehler reduziert.

Die IT zu transformieren bringt noch weitere Vorteile mit sich: Die Automatisierung von Routineaufgaben erlaubt es den IT-Teams, ihre Zeit und Energie auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Das wiederum steigert die Effizienz der gesamten Abteilung, denn IT-Ressourcen können effizienter eingeteilt und genutzt werden. Die Agilität und Reaktionsfähigkeit der IT-Abteilung nimmt gesamtheitlich zu, sie kann schneller auf Veränderungen reagieren und besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens eingehen. Auch der CIO und sein Team können sich so mehr auf strategischere Aufgaben konzentrieren, zu einer wichtigen Entscheidungsinstanz werden und einen aktiven Beitrag zur Unternehmensstrategie leisten.

Beteiligung aller Ebenen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die erfolgreiche Transformation der IT sowohl eine starke Führung als auch die Bereitschaft zur Veränderung erfordert. Die Transformation muss von oben nach unten erfolgen, mit der vollen Unterstützung der Führungsebene und der aktiven Beteiligung des gesamten Unternehmens. So können Unternehmen die Vorteile von TBM und IT-Automatisierung voll ausschöpfen und sowohl CIOs als auch CFOs in die Lage versetzen, einen aktiven Beitrag zur Unternehmensstrategie zu leisten.