In den Landkreisen München und Augsburg leben rund 100.000 Kinder und Jugendliche mit ihren Eltern. Die Landratsämter dieser beiden größten Landkreise in Bayern kümmern sich neben vielen anderen Angelegenheiten auch um die Zuständigkeitsprüfung bei der Kinder-, Jugend- und Familienförderung. Um den Druck aufgrund hoher Fallzahlen mit zunehmender Komplexität zu senken und die Entscheidungen zu beschleunigen, haben sich die beiden Landratsämter mit IBM zusammengetan, um gemeinsam neue Ansätze für die Zukunft der öffentlichen Verwaltung zu entwickeln, die interkommunale Zusammenarbeit voranzutreiben, die digitale Souveränität zu stärken, und innovative, skalierbare digitale Lösungen zu realisieren.

Mit dem Ziel, das Potenzial von KI-Agenten auszuloten, organisierte IBM einen dreitägigen Hackathon im IBM Watson Center in München, in dem das Fachwissen der Sachbearbeitenden effizient mit dem technischen Know-how und den KI-Technologien von IBM, inklusive dem IBM watsonx Portfolio an KI-Produkten, kombiniert werden konnte.

Enormer Verwaltungsaufwand durch steigende Fallzahlen und hohe Komplexität

Nach der erfolgreichen Initiative des Landratsamts Augsburg mit IBM bei der Vereinfachung der Kostenbeitragsberechnung in der Jugendhilfe im Pilotprojekt „JuKI“ wollte das Team der beiden Landratsämter in einem weiteren Schritt nun das vorgelagerte Thema der örtlichen Zuständigkeitsermittlung optimieren.

Das Achte Sozialgesetzbuch (SGB VIII) bildet deutschlandweit die Grundlage für die Kinder- und Jugendhilfe. Die manuelle Zuständigkeitsprüfung nach § 86 SGB VIII ist aufwändig und fehleranfällig, da sie von vielen komplexen Faktoren und Sonderregelungen abhängt. Die Sachbearbeitenden müssen besondere Einzelsituationen berücksichtigen und sich in umfangreiche Akten einarbeiten. Wenn zum Beispiel ein Kind mit der Mutter in Augsburg wohnt, der Vater aber wegen seines Arbeitsplatzes und einer Zweitwohnung in München auch dort gemeldet ist, aber jedes Wochenende bei der Familie in Augsburg verbringt, ist Augsburg trotz der abweichenden Meldeadresse des Vaters zuständig.

Angesichts der hohen Anzahl an Fällen in den beiden Landkreisen erhöht sich der Druck auf die begrenzten Ressourcen in den Verwaltungen. Bisher benötigen Sachbearbeitende zwischen 15 Minuten und mehreren Stunden oder Tagen für die Strukturierung der vorliegenden Informationen, die Prüfung der Rechtslage und die Ausarbeitung einer einfach nachvollziehbaren Begründung. Darüber hinaus müssen sie oft unter Zeitdruck die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern koordinieren, sich mit Leistungsträgern abstimmen und den kompletten Vorgang dokumentieren.

Gemeinsam mit IBM Client Engineering wollten die beiden Landratsämter diese Zuständigkeitsprüfung beschleunigen, um die Sachbearbeitenden zu entlasten und die Geschwindigkeit sowie die Qualität zu verbessern. Gleichzeitig sollte die neue Lösung auch einen nachhaltigen Beitrag zur digitalen Souveränität in der Verwaltung leisten.

KI-Agent „JuKIZ“ schafft schnellen Überblick

Mit den Möglichkeiten von IBM watsonx kann das Team verschiedene Unterlagen zusammenführen und die korrekte Zuständigkeit mit Hilfe umfangreicher Kontextinformationen automatisiert ableiten. Die optimierte KI-Lösung nutzt die enge Integration von IBM watsonx mit der Low-Code-Umgebung Langflow zur visuellen Entwicklung von KI-Workflows. Die Lösung setzt außerdem auf die Vorverarbeitungsfähigkeiten des leistungsfähigen Open-Source-Tools Docling von IBM, mit dem viele verschiedene Dokumententypen in strukturierte Daten verwandelt werden können, um so KI-Modelle mit vertrauenswürdigen Informationen zu versorgen. Der interaktive KI-Agent ist mit Hilfe des IBM Carbon Design open-source Design-Systems implementiert, um eine konsistente, moderne und digitale Nutzererfahrung zu schaffen. Der KI-Agent wertet sowohl E-Mails, handschriftliche Vermerke, Formulare, Gesetzestexte, juristische Empfehlungen und Urteile sowie Gesprächsmitschnitte aus, strukturiert sie und fasst sie zusammen. Die Sachbearbeitenden können auf dieser fundierten Grundlage schnell und effizient eine Entscheidung treffen.

Sachbearbeitende aus den Landratsämtern beteiligten sich aktiv an der Entwicklung und leisteten entscheidende Beiträge zum Projekterfolg. Unsere Spezialisten begleiteten die Umsetzung von Anfang bis Ende mit der Erstellung und Orchestrierung von KI-Workflows. Dank IBM watsonx konnte das Team leistungsstarke Foundation Models nutzen. Die neue Lösung greift auf Llama 4 Maverick zu, die aktuellste Generation des Foundation Models von Meta, das in der watsonx.ai Modellbibliothek verfügbar ist. Zusätzlich kann das Team vom gesamten Portfolio der watsonx Produkte für Datenmanagement und Governance profitieren, wie beispielsweise watsonx.data für den schnellen Zugriff auf Datenbanken und watsonx Governance für das Qualitätsmanagement.

Das Ergebnis ist das Pilotprojekt „JuKIZ“, ein leistungsfähiges KI-gestütztes Assistenzsystem, das komplexe Sachverhalte und dynamische Lebenslagen schnell analysiert und aufbereitet. Vor der Kostenbeitragsberechnung mit „JuKI“ können die Landratsämter nun mit „JuKIZ“ auch die Zuständigkeitsprüfung beschleunigen. Unser agiler Ansatz zeigt, dass man mit einer schrittweisen Vorgehensweise, den passenden Technologien und den richtigen Köpfen und Kompetenzen schnell praktische Effizienzverbesserungen in Verwaltungsprozessen erreichen kann.

Effiziente Empfehlungen innerhalb von Sekunden statt Stunden oder Tagen

Als Ergebnis dieser gemeinsamen Initiative zur interkommunalen Zusammenarbeit zeigen die Landratsämter München und Augsburg mit IBM, wie Innovationen mit modernen Technologien die digitale Verwaltung und Souveränität stärken können.

Die Potenziale von „JuKIZ“ auf einen Blick:

• Schnellere Antragsbearbeitung, weniger Warten und zügigerer Zugriff auf wichtige Leistungen.
• Vereinfachte Prüfung und automatische Neubewertung bei dynamischen Veränderungen von Lebenssituationen.
• Gesteigerte Transparenz bei Zuständigkeitsentscheidungen durch verständliche, bürgernahe Kommunikation.
• Entlastung von Routinearbeit und zeitaufwändigen Recherchen für Hunderte Sachbearbeitende in den Landratsämter München und Augsburg durch Vorstrukturierung und Zusammenfassung mit KI. Das steigert die Zufriedenheit und schafft mehr Zeit für die fachliche Fallbearbeitung.
• Effizientere Nutzung der vorhandenen Ressourcen in den Landratsämtern. Die Automatisierung könnte auch zu geringeren Fehlauszahlungen, Kostenerstattungsfällen und Reibungsverlusten führen.

Dr. Monika Wilken, Stellvertretende Referatsleiterin Kinder, Jugend und Familie sowie Stabsstellenleiterin Jugendhilfeplanung und Controlling beim Landratsamt München, erklärt: „Für uns ist JuKIZ ganz klar ein Leuchtturmprojekt mit Vorbildcharakter. Mithilfe der intuitiven KI-App können wir Sachbearbeitende entlasten und gleichzeitig Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Service bieten.“

Stefan Wenkheimer, Leiter Digitalisierungbeim Landratsamt Augsburg, ergänzt: „Wir haben gemeinsam mit IBM ein wegweisendes Digitalisierungsprojekt auf den Weg gebracht. Damit realisieren wir einen effizienten, automatisierten, digitalen Prozess, der unsere digitale Souveränität unterstützt und auch bewusst die Entscheidungsverantwortung bei den Mitarbeitenden belässt.“

Da es sich beim SGB VIII um eine bundesweite Rechtsgrundlage handelt, denken wir bei IBM schon einen Schritt weiter. Denn die Verwaltungen in Deutschland wollen nach dem Prinzip „Einer für Alle“ (EfA) die Prozesse im Bereich eGovernment standardisieren und optimieren. So könnten die neuen KI-Lösungen in der Jugendhilfe auch für viele weitere Landratsämter im Freistaat Bayern und in ganz Deutschland interessant sein.

Weitere Informationen zu IBM Client Engineering und souveräner KI finden Sie unter www.ibm.com/de-de/client-engineering und https://www.ibm.com/de-de/campaign/sovereign-ai


Bildquelle: Landkreis Ausgsburg, Christian Pitz

Disclaimer: Aussagen über die zukünftige Ausrichtung und Absichten von IBM können ohne vorherige Ankündigung geändert oder zurückgezogen werden und stellen lediglich Ziele und Absichten dar.